Come organizzare un evento gastronomico

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Un evento a tema culinario non è soltanto un luogo di ritrovo in cui mangiare e bere. Infatti, per tutta la sua durata, occorre che venga verificata una corretta gestione.

Lo scopo dev’essere quello di guidare i commensali (che potrebbero divenire potenziali clienti) in un’esperienza memorabile che li invogli a ripeterla e a condividerla con amici e conoscenti. ne abbiamo parlato con il servizio di catering a Roma nord Cucina e Cultura

I segreti per organizzare un evento gastronomico meraviglioso

Per riuscirci, innanzitutto è necessario individuare alcuni punti chiave: gli obiettivi che ci prefissiamo di ottenere, il target di riferimento, la strategia di marketing che vogliamo adottare ed il contenuto del nostro servizio. Una volta individuati, si procede per step.

Progettazione

Scegliere con criterio la location in cui si terrà, decidendo con estrema cura anche data e ora. È fondamentale non organizzare il proprio evento culinario nello stesso giorno o nei paraggi di un altro della medesima natura. A questo punto, sistemare in maniera omogenea tavoli e posti a sedere, evitando calche o aree vuote.

Dopo aver perfezionato la scelta del luogo e la sua organizzazione, è altamente consigliato dagli esperti del settore di scegliere un tema, così da andare oltre il semplice momento del pranzo o della cena, mettendo in scena, attraverso il cibo, una vera e propria storia dotata di trama. In questo modo, i commensali si sentiranno parte di qualcosa di unico. Dunque appare importante anche il tipo di musica che accompagnerà le persone durante il pasto.

Curare nei minimi dettagli la comunicazione, usando immagini di cibi estremamente appetitosi, aggiungendo didascalie brevi ma dal forte impatto testuale.

Realizzare una presentazione d’effetto. La veste scenografica, infatti, è importantissima. Porre, perciò, l’attenzione a come tutto viene allestito e servito è un trucco da tenere sempre a mente se si vuole fare bella figura. Dotare i tavoli di strumenti funzionali come il giusto numero di posate e bicchieri, i secchielli per il ghiaccio, i porta condimenti, etc.

Svolgimento dell’evento

L’accoglienza deve essere calorosa e premurosa, il cliente dovrà sentirsi accolto come se fosse stato atteso con impazienza. La sua presenza sarà apprezzata, solo così potete imprimere in lui un buon impatto iniziale.

Proporre un menù, per quanto possibile, che sia adatto a tutti. Ci sono sempre più persone affette da intolleranze ed allergie, o che seguono un determinato regime alimentare. In questo caso è necessario proporre diverse alternative, così da creare un clima di inclusione. Anche annunciare il menù è importante. Infatti è sempre meglio comunicare ciò che l’ospite degusterà.

Realizzare un servizio di catering rapido ed efficiente. Tutti i commensali devono essere serviti quasi contemporaneamente. Ciò evita attese troppo lunghe o disomogeneità fra le portate ai vari tavoli. Il comfort svolge un ruolo chiave. Gli ospiti, seduti su sedie molto comode, devono sentirsi liberi di alzarsi e muoversi all’interno dell’ambiente.

Possedere un piano di riserva nel caso in cui gli imprevisti creino problemi al vostro evento, cercando di far percepire il meno possibile all’ospite lo sgradevole inconveniente.

Confermare ed imparare

Infine, non più tardi di qualche giorno dopo, chiedere un feedback per capire con maggiore chiarezza l’andamento dell’evento. Ringraziando il cliente gli si potrà chiedere un giudizio sul proprio gradimento, magari anche con l’aiuto di un sondaggio di valutazione.

Ogni parere, positivo o negativo, è prezioso, perché vi aiuterà a comprendere i vostri meriti o i vostri errori, cosa va ripetuto e cosa no.

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